materi^manajemen perkantoran
Diajukan untuk memnuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen
Perkantoran
Dosen : Endah Vestikowati S.IP,M.Si
Disusun
Oleh :
Disusun
Oleh :
|
1. Sea
Agustin
2. Indi
Ayu Pitriani
3. Elis
Wijayanti
4. Kensiwi
Naraswati
5. Hilman
Bahresy
6. Ade
Ainul Yakin
|
7. Mona
Aprilia
8. Resti
Puji Lestari
9. Reza
Juniawan
10. Dewi
Rahmawati N
11. Irwan
Saefurohman
12. Jemi
Depri
|
PROGRAM STUDI
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU
POLITIK
UNIVERSITAS GALUH
2014
ARSIP
DAN PEMUSNAHAN ARSIP DIKANTOR PERPUSTAKAAN UMUM DAN KEARSIPAN DAERAH
KABUPATEN CIAMIS
1. Definisi Arsip
a)
Menurut
Etimologis
Secara
etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.Semula pengertian arsip
itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai
kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip
atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa
Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.Dan memang pada
zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat
kumpulan warkat/surat.Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
b)
Menurut
peraturan presiden pasal 1 no 61 tahun 1961 mengemukakan bahwa :
·
Arsip pada umumnya : wujud tulisan dalam
bentuk-corak teknis bagaimanapun juga dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi
daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraaan
kehidupan-kebangsaan pada umumnya.
·
Khususnya : kumpulan surat-ssurat atau
bahan-bahan penolng lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam
administrasi negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan
organis, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
c) Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971,
arsip adalah:
·
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
·
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
d)
Menurut
Undang-Undang No.43 tahun 2009 pasal (1)
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
e)
Menurut
Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam
bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya,
dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari
tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan,
keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalamnya.
f) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran,
oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali.Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan.Catatan
tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu
disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan
dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Definisi Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file
sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing
adalah kegiatannya.
a.
Menurut
Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
·
Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan
menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut
sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan
warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing)
adalah pengambilan warkat (finding).
·
Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah
rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun
warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.
b. Menurut Ensiklopedi Administrasi
·
Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk
pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara
sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat.
·
Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah
suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk
menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau
proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan
menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip
3. Syarat-Syarat Arsip
c. Disimpan
secara sistematis
d. Masih
mempunyai nilai kegunaan
e. Dapat
ditemukan kembali secara cepat
4.
Ruang
Lingkup Arsip
Ruang lingkup jadwal retensi arsip kepegawaian dan
keuangan pemerinah daerah, meliputi :
·
Arsip kepegawaian, meliputi;
ü Arsip
pegawai negeri sipil;
ü Arsip
pejabat daerah meliputi;
-
Bupati dan wakil bupati;
-
Ketua dan wakil ketua dewan perwakilan
rakyat daerah; dan
-
Pejabat negara lain yang ditentukan
berdasarkan undang-undang.
5.
Pemusnahan/Penyusutan
Arsip
a. Definisi
pemusnahan arsip
- Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan.
- Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
- Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung di dalamnya.
- Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip. Jangka waktu penyimpanan, dan keterangn simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut arsip permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.
b. Ruang
Lingkup Pemusnahan Arsip
1. Penyusutan arsip dilihat dari
aktivitas pelaksanaannya, antara lain:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit
pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu
instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b. Penyerahan arsip
2. Tata cara penyerahan arsip
dilaksanakan sebagai berikut:
a. Arsip-arsip inaktif dari unit
kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip
daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata
arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang
akan/perlu dinilai kembali statusnya.
b. Penyerahan arsip statis dari kantor
arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.
3. Pemusnahan arsip yang sudah tidak
bernilai guna
a.
Pelaksanaan
pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau
dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk
arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.
b. Penyusutan arsip berdasarkan asal
usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam
rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing
instansi/lembaga/kantor/organisasi.
c. Arsip-arsip titipan dari badan
swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi
arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun
penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
6. Langkah-Langkah
Pemusnahan Arsip
a. Pelaksanaan
pemusnahan di unit kearsipan instansi.
1. Pemusnahan nonarsip, duplikasi, dan
barang kuasi
a.
Menyeleksi
nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;
b.
Membuat
daftar pertelaan nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;
c.
Konsultasi
dan permintaan oleh Itwil, khusus arsip-arsip barang kuasi;
d.
Konsultasi
dan meminta persetujuan kepada tim penilaian dan pemusnah arsip propinsi
melalui kantor arsip daerah propinsi;
e.
Membuat
keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip tentang pengesahan pemusnahan
nonarsip, duplikasi dan barang kuasi dilampiri berita acara pemusnahan dan
daftar pertelaan yang dimusnahkan;
f.
Memberikan
laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan
keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip yang dilampiri berita acara
pemusnah dan daftar pertelaan yang dimusnahkan;
b.
Pemusnahan arsip yang retensinya
kurang dari 10 tahun;
a.
Menyeleksi
arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;
b.
Membuat
daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;
c.
Pembahasan
oleh panitia penilai dan pemusnah arsip instansi;
d.
Konsultasi
dan meminta persetujuan kepada panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi
melalui kantor arsip daerah propinsi;
e.
Dibuatkan
keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip di instansi yang
bersangkutan, dilampiri berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang
dimusnahkan;
f.
Pelaksanaan
pemusnahan dengan disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip dan
pejabat yang ditunjuk dari kantor arsip daerah propinsi;
g.
Memberikan
laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan
keputusan gubernur tentang pelaksanaan pemusnahan arsip yang dilampiri dengan
berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan;
- Pelaksanaan pemusnahan arsip di kantor arsip daerah ;
a.
Menyeleksi
arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;
b.
Membuat
daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;
c.
Pembahasan
oleh panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi;
d.
Konsultasi
dan koordinasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik
Indonesia, khusus untuk arsip-arsip keuangan terlebih dulu harus konsultasi ke
BEPEKA dan BAKN untuk arsip-arsip kepegawaian;
e.
Dibuatkan
keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip yang akan dimusnahkan
dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang akan
dimusnahkan;
f.
Pelaksanaan
pemusnahan, disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip, bilamana perlu
dapat disaksikan oleh pejabat dan Itwilprop, Sospol, Kejaksaan dan aparat
keamanan;
g.
Membuat
laporan pelaksanaan pemusnahan arsip ke departemen dalam negeri dan arsip
nasional Republik Indonesia dilengkapi dengan keputusan gubernur yang dilampiri
dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan.
8.
Cara Pemusnahan Arsip
a. Pemusnahan arsip harus total,
artinya bahwa fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya tidak bisa
dikenali lagi.
b. Ada beberapa cara pemusnahan yang
baik, antara lain dengan cara dibakarl dicercah, atau menggunakan cairan kimia.
9.
Sistem
Pemusnahan Arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan kearsipan Daerah di Kabupaten
Ciamis
a. Pemusanahan/penyusutan
arsip kepegawaian dengan jangka waktu penyimpanan selama 2 – 5 tahun atau
lebih.
b. Pemusnahan
arsip keuangan dengan jangka waktu penyimpanan selama 10 (sepuluh) tahuun atau
lebih.
10. Sistem Kearsipan Kantor
Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis
a. Pengklasifikasian
arsip dan pemusnahan arsip berdasarkan jenis arsip dan tahun arsip yang ada di
kantor perpustakaan umum dan kearsipan daerah kabupaten Ciamis sebagaimana yang
terantum dalam Peraturan Bupati Ciamis Nomor 51 tahun 2012 tentang jadwal
retensi arsip kepegawaian dan keuangan pemerintah Kabupaten Ciamis.
b. Membuat
berita acara mengenai pelaksanaan pemusnahan/penyusutan arsip dengan mengundang
pihak dari dinas terkait.
c. Pemusnahan/penyusutan
arsip di kab.ciamis belum menggunakan mesin.
d. Penggandaan
arsip terdapat juga dalam bentuk soft file
e. Arsip
yang tergolong kepada jenis arsip penting dimasukan ke dalam roll opack
11. Kelebihan Sistem Kearsipan Dan
Pemusnahan Arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah
Kabupaten Ciamis
a. Tersedianya
sarana kearsipan yang mendukung, diantaranya almari, dan map
b. Sistem
kearsipan sudah berjalan dengan cukup baik.
c. Tempat
penyimpanan arsip sudah memenuhi syarat, sehingga kemungkinan terjadinya
kerusakan arsip sangat kecil.
12. Kekurangan Sistem Kearsipan dan
Pemusnahan Arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah
Kabupaten Ciamis
a. Masih kurang ketersediaan peralatan dalam
melaksanakan proses pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna.
b. Kurang tersedianya sumber daya
manusia yang bertugas sebagai arsiparis di Kantor Perpustakaan Umum dan
Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis.
c. Kurangnya biaya anggaran yang
diterima oleh Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis
untuk menjalankan sosialisasi terhadap mekanisme penyerahan arsip dari
dinas-dinas atau instansi pemerintah yang kemudian diserahkan kepada kantor
perpustakaan umum dan kearsipan daerah kabupaten Ciamis.
d. Belum adanya kartu pemimjaman arsip
apabila arsip tersebut dipinjam demi kepentingan suatu instansi pemerintah
maupun demi kepentingan penelitian karya ilmiah.
e. Penyimpanan arsip yang diserahkan
oleh suatu dinas/instansi pemerintah kepada Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan
Daerah Kabupaten Ciamis masih belum tertata rapih.
13. Saran
Saran yang
kelompok kami berikan untuk mengatasi kekurangan-kekurangan diatas diantaranya
sebagai berikut:
a. Memaksimalkan peralatan dalam proses
pemusnahan arsip
b. Melengkapi
sarana kearsipan yang belum tersedia,terutama kartu pinjam arsip, apabila arsip tersebut akan dipinjam
oleh pihak lain seperti Dinas tertentu atau digunakan sebagai dokumen pendukung
dalam melakukan penelitian karya ilmiah, ini ditujukan supaya semua arsip
yang dipinjam dapat terkontrol
dengan baik sehingga kemungkinan
arsip hilang karena belum dikembalikan oleh pihak peminjam dapat diminimalisir.
c. Malakukan
pemusnahan surat-surat yang sudah kadaluarsa secara periodik dimaksudkan agar tidak tertumpuknya
arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi.
d. Meningkatkan kegiatan sosialisasi
mengenai mekanisme penyimpanan arsip kepada instansi-instansi pemerintahan Kabupaten
Ciamis dapat melalui cara seperti pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan
penyuluhan serta melalui berbagai sarana media komunikasi dan informasi.
14. Kesimpulan
kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai
dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem
tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip, selanjutkan agar
dapat meminimalisir biaya operasional dalam penyimpanan arsip di Kantor
Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis maka diadakan yang
namanya pemusnahan arsip, dimana pemusnahan arsip ditujukan untuk memusnahkan
atau menghilangkan arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan melalui
prosedur pemusnahan arsip yang benar kemudian dimusnahkan dengan cara
dibakar,dicincang oleh alat pemusnah arsip yang tersedia di kantor perpustakaan
umum dan kearsipan daerah kabupaten Ciamis.
Komentar
Posting Komentar