materi^manajemen perkantoran

PEMUSNAHAN ARSIP DI KANTOR PERPUSTAKAAN UMUM DAN KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN CIAMIS

Diajukan untuk memnuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen Perkantoran

Dosen : Endah Vestikowati S.IP,M.Si

Disusun Oleh :

Disusun Oleh :

1.      Sea Agustin 2.      Indi Ayu Pitriani 3.      Elis Wijayanti 4.      Kensiwi Naraswati 5.      Hilman Bahresy 6.      Ade Ainul Yakin

7.      Mona Aprilia 8.      Resti Puji Lestari 9.      Reza Juniawan 10.  Dewi Rahmawati N 11.  Irwan Saefurohman 12.  Jemi Depri

PROGRAM STUDI

ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS GALUH

2014

ARSIP DAN PEMUSNAHAN ARSIP DIKANTOR PERPUSTAKAAN UMUM DAN KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN CIAMIS

1.      Definisi Arsip

a)      Menurut Etimologis

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

b)     Menurut peraturan presiden pasal 1 no 61 tahun 1961 mengemukakan bahwa :

·         Arsip pada umumnya : wujud tulisan dalam bentuk-corak teknis bagaimanapun juga dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraaan kehidupan-kebangsaan pada umumnya.

·         Khususnya : kumpulan surat-ssurat atau bahan-bahan penolng lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organis, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

c)      Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

·         Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

·         Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

d)     Menurut Undang-Undang No.43 tahun 2009 pasal (1)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

e)      Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

f)       Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan.Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

2.      Definisi Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

a.      Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

·         Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

·         Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

b.      Menurut Ensiklopedi Administrasi

·         Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

·         Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip

3.      Syarat-Syarat Arsip

c.       Disimpan secara sistematis

d.      Masih mempunyai nilai kegunaan

e.       Dapat ditemukan kembali secara cepat

4.      Ruang Lingkup Arsip

Ruang lingkup jadwal retensi arsip kepegawaian dan keuangan pemerinah daerah, meliputi :

·         Arsip kepegawaian, meliputi;

ü  Arsip pegawai negeri sipil;

ü  Arsip pejabat daerah meliputi;

-          Bupati dan wakil bupati;

-          Ketua dan wakil ketua dewan perwakilan rakyat daerah; dan

-          Pejabat negara lain yang ditentukan berdasarkan undang-undang.

5.      Pemusnahan/Penyusutan Arsip

a.       Definisi pemusnahan arsip 

1. Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan.
2. Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung di dalamnya.
4. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip. Jangka waktu penyimpanan, dan keterangn simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut arsip permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.

b.      Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip

1.      Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:

a.       Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.

b.      Penyerahan arsip

2.      Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:

a.       Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.

b.      Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.

3.      Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

a.       Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.

b.      Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.

c.       Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.

6.      Langkah-Langkah Pemusnahan Arsip

a.       Pelaksanaan pemusnahan di unit kearsipan instansi.

1.      Pemusnahan nonarsip, duplikasi, dan barang kuasi

a.                   Menyeleksi nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;

b.                  Membuat daftar pertelaan nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;

c.                   Konsultasi dan permintaan oleh Itwil, khusus arsip-arsip barang kuasi;

d.                  Konsultasi dan meminta persetujuan kepada tim penilaian dan pemusnah arsip propinsi melalui kantor arsip daerah propinsi;

e.                   Membuat keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip tentang pengesahan pemusnahan nonarsip, duplikasi dan barang kuasi dilampiri berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan yang dimusnahkan;

f.                   Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip yang dilampiri berita acara pemusnah dan daftar pertelaan yang dimusnahkan;

b.      Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun;

a.                   Menyeleksi arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;

b.                  Membuat daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;

c.                   Pembahasan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip instansi;

d.                  Konsultasi dan meminta persetujuan kepada panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi melalui kantor arsip daerah propinsi;

e.                   Dibuatkan keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip di instansi yang bersangkutan, dilampiri berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan;

f.                   Pelaksanaan pemusnahan dengan disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip dan pejabat yang ditunjuk dari kantor arsip daerah propinsi;

g.                  Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan keputusan gubernur tentang pelaksanaan pemusnahan arsip yang dilampiri dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan;

7. Pelaksanaan pemusnahan arsip di kantor arsip daerah ;

a.       Menyeleksi arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;

b.      Membuat daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;

c.       Pembahasan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi;

d.      Konsultasi dan koordinasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia, khusus untuk arsip-arsip keuangan terlebih dulu harus konsultasi ke BEPEKA dan BAKN untuk arsip-arsip kepegawaian;

e.       Dibuatkan keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip yang akan dimusnahkan dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan;

f.       Pelaksanaan pemusnahan, disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip, bilamana perlu dapat disaksikan oleh pejabat dan Itwilprop, Sospol, Kejaksaan dan aparat keamanan;

g.      Membuat laporan pelaksanaan pemusnahan arsip ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia dilengkapi dengan keputusan gubernur yang dilampiri dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan.

8.      Cara Pemusnahan Arsip

a.       Pemusnahan arsip harus total, artinya bahwa fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya tidak bisa dikenali lagi.

b.      Ada beberapa cara pemusnahan yang baik, antara lain dengan cara dibakarl dicercah, atau menggunakan cairan kimia.

9.      Sistem Pemusnahan Arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan kearsipan Daerah di Kabupaten Ciamis

a.       Pemusanahan/penyusutan arsip kepegawaian dengan jangka waktu penyimpanan selama 2 – 5 tahun atau lebih.

b.      Pemusnahan arsip keuangan dengan jangka waktu penyimpanan selama 10 (sepuluh) tahuun atau lebih.

10.  Sistem Kearsipan Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis

a.       Pengklasifikasian arsip dan pemusnahan arsip berdasarkan jenis arsip dan tahun arsip yang ada di kantor perpustakaan umum dan kearsipan daerah kabupaten Ciamis sebagaimana yang terantum dalam Peraturan Bupati Ciamis Nomor 51 tahun 2012 tentang jadwal retensi arsip kepegawaian dan keuangan pemerintah Kabupaten Ciamis.

b.      Membuat berita acara mengenai pelaksanaan pemusnahan/penyusutan arsip dengan mengundang pihak dari dinas terkait.

c.       Pemusnahan/penyusutan arsip di kab.ciamis belum menggunakan mesin.

d.      Penggandaan arsip terdapat juga dalam bentuk soft file

e.       Arsip yang tergolong kepada jenis arsip penting dimasukan ke dalam roll opack

11.  Kelebihan Sistem Kearsipan Dan Pemusnahan Arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis

a.       Tersedianya sarana kearsipan yang mendukung, diantaranya almari, dan map

b.      Sistem kearsipan sudah berjalan dengan cukup baik.

c.       Tempat penyimpanan arsip sudah memenuhi syarat, sehingga kemungkinan terjadinya kerusakan arsip sangat kecil.

12.  Kekurangan Sistem Kearsipan dan Pemusnahan Arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis

a.       Masih kurang ketersediaan peralatan dalam melaksanakan proses pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna.

b.      Kurang tersedianya sumber daya manusia yang bertugas sebagai arsiparis di Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis.

c.       Kurangnya biaya anggaran yang diterima oleh Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis untuk menjalankan sosialisasi terhadap mekanisme penyerahan arsip dari dinas-dinas atau instansi pemerintah yang kemudian diserahkan kepada kantor perpustakaan umum dan kearsipan daerah kabupaten Ciamis.

d.      Belum adanya kartu pemimjaman arsip apabila arsip tersebut dipinjam demi kepentingan suatu instansi pemerintah maupun demi kepentingan penelitian karya ilmiah.

e.       Penyimpanan arsip yang diserahkan oleh suatu dinas/instansi pemerintah kepada Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis masih belum tertata rapih.

13.  Saran

Saran yang kelompok kami berikan untuk mengatasi kekurangan-kekurangan diatas diantaranya sebagai berikut:

a.       Memaksimalkan peralatan dalam proses pemusnahan arsip

b.      Melengkapi sarana kearsipan yang belum tersedia,terutama kartu pinjam arsip, apabila arsip tersebut akan dipinjam oleh pihak lain seperti Dinas tertentu atau digunakan sebagai dokumen pendukung dalam melakukan penelitian karya ilmiah, ini ditujukan supaya semua arsip yang dipinjam dapat terkontrol dengan baik sehingga kemungkinan arsip hilang karena belum dikembalikan oleh pihak peminjam dapat diminimalisir.

c.         Malakukan pemusnahan surat-surat yang sudah kadaluarsa secara periodik dimaksudkan agar tidak tertumpuknya arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi.

d.      Meningkatkan kegiatan sosialisasi mengenai mekanisme penyimpanan arsip kepada instansi-instansi pemerintahan Kabupaten Ciamis dapat melalui cara seperti pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui berbagai sarana media komunikasi dan informasi. 

14.  Kesimpulan

kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip, selanjutkan agar dapat meminimalisir biaya operasional dalam penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ciamis maka diadakan yang namanya pemusnahan arsip, dimana pemusnahan arsip ditujukan untuk memusnahkan atau menghilangkan arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan melalui prosedur pemusnahan arsip yang benar kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar,dicincang oleh alat pemusnah arsip yang tersedia di kantor perpustakaan umum dan kearsipan daerah kabupaten Ciamis.